authority control

1 Authority Control

           Authority control adalah alat yang digunakan pustakawan dalam menentukan bentuk-bentuk tajuk, seperti tajuk nama, badan korporasi, dan tajuk subjek. Authority control membuat keseragaman akses dalam records bibliografi, sehingga identifikasi tajuk pengarang dan subjek menjadi jelas. Authority control digunakan untuk membantu pengguna menelusuri katalog atau indeks perpustakaan secara efektif dan menjaga keseragaman bentuk tajuk yang digunakan pada katalog untuk mewakili subjek, nama orang atau badan korporasi, judul,

dan nama wilayah.

     Sistem authority control sangat penting dalam proses pengolahan bahan perpustakaan dan juga penelusuran informasi. Authority control akan menjadi akses bagi pustakawan dalam menentukan bentuk tajuk pada katalog, sehingga terdapat konsistensi dalam penentuan titik akses informasi, sehingga memudahkan pemustaka dalam menelusur informasi. Perpusnas RI, selama ini telah mempunyai sistem authority control yang datanya diambil dari pangkalan data bibliografis, Library of Congress Subject Headings, Sears List Subject Headings, dan daftar tajuk yang diterbitkan oleh Perpusnas RI. Data-data tersebut langsung diambil dan dimasukkan ke pangkalan data authority tanpa melalui proses validasi, sehingga masih banyak terdapat kesalahan dan duplikasi data. Data yang kurang akurat itu pun menyulitkan pustakawan dalam menentukan bentuk tajuk yang standar terhadap bahan perpustakaan yang akan diolah. Sistem authority control yang ada juga belum terintegrasi dengan pangkalan data OPAC, sehingga proses penelusuran informasi belum berjalan secara maksimal. Berdasarkan hasil pengamatan selama ini, masih ditemukan beberapa kesalahan pada sistem authority control berjalan, sehingga perlu dikembangkan sistem authority control baru yang akan menyempurnakan sistem yang lama.

    

2.1.1 Permasalahan yang muncul  pada sistem authority control

a.       Hasil penelusuran tidak sesuai

b.      Ruas-ruas yang terdapat dalam tajuk belum terkoneksi, sehingga sulit mendeteksi apakah setiap tajuk dalam ruas-ruas tersebut sudah dikeluarkan atau belum.

c.       Penelusuran masih kaku, tidak bisa dari kata kunci

d.      Tidak ada warning dalam penulisan tajuk yang kurang tepat atau tajuk itu sudah dimasukkan atau belum, sehingga masih banyak kesalahan atau duplikasi data.

Kesalahan-kesalahan dalam penulisan tajuk biasanya terjadi karena kurang ketelitian pustakawan ketika menuliskan bentuk tajuk dalam deskripsi bibliografis yang secara otomatis langsung tersimpan pada pangkalan data authority

e.       Semua pustakawan dapat masuk ke pangkalan data authority, sehingga data authority tidak terkontrol.

f.       Antara pangkalan data authority, pangkalan data bibliografis, dan pangkalan data OPAC belum terintegrasi, sehingga proses pengolahan bahan perpustakaan dan proses penelusuran informasi belum berjalan secara maksimal.

    

2.1.2  Cara mengatasi permasalahan pada authority control

         Berdasarkan kendala yang ditemui pada sistem authority control yang ada saat ini maka dibutuhkan sistem baru untuk menyempurnakan sistem yang lama agar masalah-masalah yang ada dapat diminimalisasi. Pengembangan sistem yang baru tersebut memerlukan penambahan sistem sebagai berikut:

a.         Hasil penginputan tajuk pada pangkalan data deskripsi bibliografis harus melalui tahap validasi, sehingga kesalahan-kesalahan dalam penulisan tajuk tidak langsung masuk ke pangkalan data authority.

b.         Manipulasi data pada pangkalan data authority hanya dapat dilakukan oleh pustakawan yang mendapat hak akses, yaitu pustakawan yang bertugas sebagai operator, sehingga keamanan data lebih terkontrol

c.         Memberikan warning pada penulisan bentuk tajuk yang salah atau yang sudah ada, misalnya data tidak bisa disimpan, sehingga mengurangi kesalahan dan duplikasi data.

d.        Menyediakan fasilitas penelusuran melalui kata kunci

e.         Menyediakan tampilan yang mudah dimengerti oleh pengguna

f.          Menyediakan rujukan agar pemustaka dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat.

2.1.3 Perbandingan sistem authority control baru dengan yang lama

     Perbandingan sistem yang lama dan yang baru di atas terlihat bahwa dengan sistem yang baru, dari sisi kinerja dalam hal ini waktu relatif lebih singkat karena penentuan tajuk langsung diambil dari pangkalan data authority, sehingga pustakawan tidak perlu melakukannya secara manual dengan melihat daftar tajuk tercetak. Informasi yang disajikan

dengan sistem baru lebih akurat karena antarbasisdata sudah terintegrasi sehingga data yang muncul adalah data yang sudah valid. Biaya yang dikeluarkan pun relatif lebih rendah karena kesalahan dalam pemasukan data dapat diminimalisasi. Hak akses ke pangkalan data authority hanya diberikan kepada operator sehingga manipulasi data lebih terkontrol. Penghematan waktu, biaya, dan tenaga yang diperoleh membuat sistem yang baru ini lebih efisien dibandingkan dengan sistem yang lama. Informasi yang disajikan juga lebih akurat dan dapat dimanfaatkan oleh siapa saja, bukan hanya untuk pustakawan tetapi juga para pemustaka yang melakukan penelusuran informasi.

2.2 Authority list

     Authority list merupakan dokumen yaitu daftar nama orang atau badan yang ditetapkan sebagai tajuk perpustakaan. Suatu perpustakaan harus mempunyai authority list untuk menjaga keseragaman dan ketaatasasan dalam tajuk yang digunakan dalam katalog.

     Fungsi dari authority list adalah menyeragamkan dan mengendalikan tajuk-tajuk nama dan subyek, serta acuan-acuan yang digunakan di katalog perpustakaan. Dalam daftar  authority list, dalam satu jajaran disusun tajuk pengarang, badan korporasi dan nama geografi yang digunakan sebagai tajuk entri utama, entri tambahan, dan entri subyek. Jika terdapat permasalahan karena pengarang menggunakan lebih dari satu nama, atau satu nama dengan berbagai variasi maka pengkatalogan perlu memelusur lebih banyak informasi seperti Katalog Induk Nasional. Sumber-sumber yang dijadikan dasar dalam memilih tajuk serta acuan-acuan yang dibuat dicatat pada authority lis

2.3  Authority Control dan Authority List pada Pengkatalogan Deskriptif

     Authority control pada tahap pengkatalogan deskriptif mencakup pengendalian tajuk nama orang dan badan korporasi (corporate bodies). Jika seorang pengarang menggunakan beberapa nama, satu bentuk nama harus ditetapkan sebagai bentuk standar. Bentuk standar ini disebut tajuk seragam (uniform heading) bagi pengarang tersebut, dan tajuk inilah yang digunakan disemua wakil dokumen.  Sarana atau alat pengendalian tajuk nama orang dan badan korporasi adalah authority list seperti dafter tajuk nama pengarang, daftar tajuk nama badan korporasi.

     Authority list dibuat oleh badan yang berotoritas seperti perpustakaan nasional atau badan bibliografi nasional yang telah ditunjuk untuk itu, dan authority list ini menjadi panduan yang dipakai oleh semua perpustakaan. Untuk perpustakaan di Indonesia misalnya daftar tajuk nama pengarang Indonesia (Authority file of Indonesian Names) yang disusun oleh perpustakaan Nasional. Perpustakaan di Amerika menggunakan Library of Congress Authorities yang lengkap dan up to date.

     Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pengkatalogan deskriptif misalnya, ada pengarang yang menggunakan lebih dari satu nama, ada pengarang yang kadang-kadang menggunakan bentuk lengkap dan kadang-kadang bentuk singkat namanya, dan ada pengarang yang resmi ganti nama.

     Apabila dalam proses pengkatalogan deskriptif hal-hal seperti ini tidak diperhatikan, maka katalog yang tercipta tidak dapat berfungsi sebagai semestinya. Karya seorang pengarang akan tersebar pada berbagai bentuk nama, sehingga katalog tidak mampu menunjukkan dokumen hasil karya seorang pengarang yang dimiliki perpustakaan.

2.4 Authority control dan authority list dalam pengindeksan subjek

     Authority control atau pengawasan terhadap tajuk pada tahap pengindeksan subjek dilakukan dengan kosakata terkendali (controlled vocabulary) atau bahasa indeks, seperti daftar-daftar tajuk subjek seperti Daftar Tajuk Subjek untuk Perpustakaan Indonesia, Daftar Tajuk Subjek Universitas Indonesia, maupun bagan klasifikasi supaya wakil dokumen dengan subjek yang sama terkumpul di satu tempat, maka tiap konsep diwakili oleh satu istilah saja.